Come può un ristorante in Spagna dimostrare al Fisco che le mance distribuite ai dipendenti non sono vendite non dichiarate?

Quando un ristorante o un bar in Spagna incassa mance, soprattutto con carta, e poi le ripartisce tra il personale, la questione chiave in caso di verifica non è solo come vengono registrate in cassa. Ciò che conta è se l'azienda può dimostrare che quel denaro è effettivamente andato ai dipendenti. Se non può provarlo, l'AEAT (Agenzia delle Entrate spagnola) può considerare tali somme ricavi della società, soggetti all'Impuesto sobre Sociedades (imposta spagnola sulle società) e, se se ne contesta il carattere volontario, anche all'IVA.

Basta un elenco interno di ripartizione?

Un elenco con nomi, importi e date di consegna è un buon punto di partenza e aiuta molto. Da solo, però, è una prova debole: è un documento interno, non è firmato dai dipendenti e l'onere di provare la destinazione del denaro ricade sulla società.

Occorre distinguere due concetti:

• Criterio di ripartizione: la regola applicata (per ore, a punti, per qualifica, per locale…). L'elenco è l'applicazione di tale regola, non il criterio in sé.
• Prova della consegna: ciò che dimostra che ciascun dipendente ha effettivamente ricevuto il proprio importo.

Come rafforzare la prova

• Incrociare l'elenco con i movimenti bancari: bonifici ai dipendenti o, se la ripartizione è avvenuta in contanti, prelievi di cassa o bancari coerenti per date e importi.
• Ricevuta firmata da ciascun dipendente per le somme ricevute nell'anno, sempre con la data reale di firma. Non deve mai essere retrodatata né riportare importi non corrispondenti alla realtà.
• Documento che descriva il criterio di ripartizione effettivamente applicato, anch'esso con data attuale.

Con queste misure, il rischio che l'Ispezione tratti le mance come vendite non dichiarate si riduce in modo significativo. Non può essere garantito al 100%, perché dipende da come l'Amministrazione valuta le prove.

E le ritenute e i contributi previdenziali?

Se si dimostra che il denaro è andato ai dipendenti, si tratta di redditi di lavoro dipendente pagati dall'azienda. Pertanto il rischio per ritenute IRPF (imposta spagnola sul reddito) non operate (art. 99 della Legge IRPF) e per contributi alla Seguridad Social (art. 147 della Ley General de la Seguridad Social) esiste e non viene meno. Provare la ripartizione evita che le mance siano trattate come vendite, ma non elimina questo secondo rischio: sono fatti distinti.

È però possibile limitarlo:

• Regolarizzare spontaneamente prima di qualsiasi richiesta. Nei confronti del Fisco si applicherebbero le maggiorazioni per presentazione tardiva dell'art. 27 della Ley General Tributaria (legge generale tributaria) anziché sanzioni. Presso la Seguridad Social si presenterebbero liquidazioni integrative con le relative maggiorazioni.
• Quantificare correttamente la base, per dipendente e per società, per conoscere l'importo reale prima di decidere come regolarizzare.

Poiché la regolarizzazione incide su buste paga e contributi, è consigliabile coordinare l'analisi fiscale con la consulenza del lavoro.