Hoe kan een restaurant in Spanje tegenover de Belastingdienst aantonen dat de fooien die het onder het personeel verdeelt geen verzwegen omzet zijn?

Wanneer een restaurant of bar in Spanje fooien ontvangt, vooral via pin of creditcard, en die daarna onder het personeel verdeelt, draait het bij een belastingcontrole niet alleen om hoe ze in de kassa worden geboekt. Doorslaggevend is of het bedrijf kan aantonen dat dat geld daadwerkelijk naar de werknemers is gegaan. Lukt dat niet, dan kan de AEAT (Spaanse Belastingdienst) die bedragen aanmerken als inkomsten van de vennootschap, belast met Impuesto sobre Sociedades (Spaanse vennootschapsbelasting) en, als het vrijwillige karakter wordt betwist, ook met btw (IVA).

Is een interne verdeellijst genoeg?

Een lijst met namen, bedragen en uitbetalingsdata is een goed begin en helpt veel. Op zichzelf is het echter zwak bewijs: het is een intern document, niet ondertekend door de werknemers, en de bewijslast over de bestemming van het geld ligt bij de vennootschap.

Maak onderscheid tussen twee begrippen:

• Verdeelsleutel: de regel die wordt toegepast (naar uren, punten, functie, vestiging…). De lijst is de toepassing van die regel, niet de regel zelf.
• Bewijs van uitbetaling: wat aantoont dat elke werknemer zijn bedrag werkelijk heeft ontvangen.

Zo versterkt u het bewijs

• Leg de lijst naast de bankbewegingen: overboekingen naar werknemers of, bij contante uitbetaling, kas- of bankopnames die qua data en bedragen kloppen.
• Ondertekende bevestiging van elke werknemer van de in het jaar ontvangen bedragen, altijd met de werkelijke datum van ondertekening. Nooit antedateren en nooit bedragen vermelden die niet overeenkomen met de werkelijkheid.
• Document met de daadwerkelijk toegepaste verdeelsleutel, eveneens met de huidige datum.

Met deze maatregelen neemt het risico dat de controle de fooien als verzwegen omzet behandelt flink af. Een garantie van 100% is er niet, omdat het afhangt van hoe de Belastingdienst het bewijs beoordeelt.

En de loonheffing en sociale zekerheid?

Als vaststaat dat het geld naar de werknemers ging, gaat het om loon uit dienstbetrekking betaald door het bedrijf. Het risico wegens niet ingehouden IRPF (Spaanse inkomstenbelasting; art. 99 IRPF-wet) en niet afgedragen sociale premies (art. 147 Ley General de la Seguridad Social) bestaat dus en verdwijnt niet. Het bewijzen van de verdeling voorkomt dat fooien als omzet worden gezien, maar niet dit tweede risico: het zijn verschillende feiten.

Wel kunt u het beperken:

• Vrijwillig rechtzetten vóór elk verzoek van de autoriteiten. Bij de Belastingdienst gelden dan de toeslagen voor te late aangifte van art. 27 van de Ley General Tributaria (Spaanse algemene belastingwet) in plaats van boetes. Bij de sociale zekerheid worden aanvullende premieaangiften met toeslagen ingediend.
• De grondslag goed berekenen, per werknemer en per vennootschap, om het werkelijke bedrag te kennen voordat u beslist hoe u rechtzet.

Omdat de rechtzetting loonstroken en premies raakt, is het raadzaam de fiscale analyse af te stemmen met de arbeidsrechtelijke kant.