Wie kann ein Restaurant in Spanien gegenüber dem Finanzamt nachweisen, dass das an die Mitarbeiter verteilte Trinkgeld keine verschwiegenen Umsätze sind?

Wenn ein Restaurant oder eine Bar in Spanien Trinkgelder kassiert, vor allem per Karte, und diese anschließend an das Personal verteilt, ist bei einer Steuerprüfung nicht nur entscheidend, wie sie in der Kasse erfasst werden. Maßgeblich ist, ob das Unternehmen nachweisen kann, dass das Geld tatsächlich an die Mitarbeiter geflossen ist. Gelingt das nicht, kann die AEAT (spanische Steuerbehörde) diese Beträge als Einnahmen der Gesellschaft werten – körperschaftsteuerpflichtig im Rahmen des Impuesto sobre Sociedades (spanische Körperschaftsteuer) und, falls die Freiwilligkeit bestritten wird, auch umsatzsteuerpflichtig (IVA).

Reicht eine interne Verteilungsliste?

Eine Liste mit Namen, Beträgen und Auszahlungsdaten ist ein guter Ausgangspunkt und hilft sehr. Für sich allein ist sie jedoch ein schwacher Beweis: Es handelt sich um ein internes Dokument, es ist nicht von den Mitarbeitern unterschrieben, und die Beweislast für die Verwendung des Geldes trägt die Gesellschaft.

Zwei Dinge sollte man unterscheiden:

• Verteilungsschlüssel: die angewandte Regel (nach Stunden, Punkten, Kategorie, Betrieb …). Die Liste ist die Anwendung dieser Regel, nicht die Regel selbst.
• Nachweis der Auszahlung: das, was belegt, dass jeder Mitarbeiter seinen Betrag tatsächlich erhalten hat.

So stärken Sie den Nachweis

• Abgleich der Liste mit den Bankbewegungen: Überweisungen an die Mitarbeiter oder, bei Barauszahlung, Kassen- oder Bankabhebungen, die nach Datum und Betrag übereinstimmen.
• Von jedem Mitarbeiter unterschriebene Bestätigung über die im Jahr erhaltenen Beträge, stets mit dem tatsächlichen Unterschriftsdatum. Sie darf niemals rückdatiert werden oder Beträge enthalten, die nicht der Realität entsprechen.
• Dokument, das den tatsächlich angewandten Verteilungsschlüssel beschreibt, ebenfalls mit aktuellem Datum.

Mit diesen Maßnahmen sinkt das Risiko deutlich, dass die Prüfung die Trinkgelder als verschwiegene Umsätze behandelt. Eine 100-%-Garantie gibt es nicht, da es davon abhängt, wie die Behörde die Beweise würdigt.

Und Lohnsteuer und Sozialversicherung?

Wird nachgewiesen, dass das Geld an die Mitarbeiter ging, handelt es sich um vom Unternehmen gezahlte Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit. Daher besteht das Risiko wegen nicht einbehaltener IRPF-Quellensteuer (spanische Einkommensteuer; Art. 99 IRPF-Gesetz) und nicht abgeführter Sozialversicherungsbeiträge (Art. 147 Ley General de la Seguridad Social) weiterhin. Der Nachweis der Verteilung verhindert die Einstufung als Umsatz, nicht aber dieses zweite Risiko: Es sind unterschiedliche Sachverhalte.

Begrenzen lässt es sich aber:

• Freiwillige Nachmeldung vor jeder behördlichen Aufforderung. Gegenüber dem Finanzamt fallen dann statt Strafen die Verspätungszuschläge nach Art. 27 der Ley General Tributaria (spanische Abgabenordnung) an. Bei der Sozialversicherung werden ergänzende Beitragsabrechnungen mit Zuschlägen eingereicht.
• Bemessungsgrundlage genau beziffern, je Mitarbeiter und je Gesellschaft, um den tatsächlichen Betrag zu kennen, bevor über die Nachmeldung entschieden wird.

Da die Korrektur Lohnabrechnungen und Beiträge betrifft, sollte die steuerliche Prüfung mit der arbeitsrechtlichen Beratung abgestimmt werden.