¿Cómo puede un restaurante justificar ante Hacienda que las propinas que reparte entre sus trabajadores no son ventas no declaradas?

Cuando un restaurante o bar cobra propinas, sobre todo con tarjeta, y después las reparte entre su personal, la cuestión clave ante una inspección no es solo cómo se registran en la caja. Lo decisivo es si la empresa puede acreditar que ese dinero salió realmente hacia los trabajadores. Si no puede demostrarlo, la AEAT puede considerar esas cantidades ingresos de la sociedad, sujetos al Impuesto sobre Sociedades y, si se discute su carácter voluntario, también al IVA.

¿Basta con un listado interno de reparto?

Un listado con nombres, importes y fechas de entrega es un buen punto de partida y ayuda mucho. Por sí solo, sin embargo, es una prueba débil: es un documento interno, no está firmado por los trabajadores y la carga de probar el destino del dinero recae en la sociedad.

Conviene distinguir dos conceptos:

• Criterio de reparto: la regla que se aplica (por horas, por puntos, por categoría, por local…). El listado es la aplicación de esa regla, no el criterio en sí.
• Prueba de la entrega: lo que acredita que cada trabajador recibió efectivamente su importe.

Cómo reforzar la prueba

• Cruzar el listado con los movimientos bancarios: transferencias a los trabajadores o, si el reparto fue en efectivo, retiradas de caja o de banco que cuadren en fechas e importes.
• Reconocimiento firmado por cada trabajador de las cantidades recibidas en el ejercicio, siempre con la fecha real de firma. Nunca debe antedatarse ni recoger importes que no se correspondan con la realidad.
• Documento que describa el criterio de reparto aplicado realmente, también con fecha actual.

Con estas medidas, el riesgo de que la Inspección trate las propinas como ventas no declaradas se reduce de forma importante. No puede garantizarse al 100 %, porque depende de cómo valore la prueba la Administración.

¿Y las retenciones y la Seguridad Social?

Si se acredita que el dinero fue a los trabajadores, se trata de rendimientos del trabajo pagados por la empresa. Por ello, la contingencia por retenciones de IRPF no practicadas (art. 99 de la Ley del IRPF) y por cotizaciones a la Seguridad Social (art. 147 de la Ley General de la Seguridad Social) existe y no se elimina. Probar el reparto evita que se traten como ventas, pero no evita esta segunda contingencia: son hechos distintos.

Lo que sí puede hacerse es limitarla:

• Regularizar voluntariamente antes de cualquier requerimiento. Ante Hacienda se aplicarían los recargos por presentación extemporánea del art. 27 de la Ley General Tributaria en lugar de sanciones. En Seguridad Social se presentarían liquidaciones complementarias con sus recargos.
• Cuantificar bien la base, por trabajador y por sociedad, para conocer el importe real antes de decidir cómo regularizar.

Como la regularización afecta a nóminas y cotizaciones, es recomendable coordinar el análisis fiscal con la parte laboral.