Comment un restaurant en Espagne peut-il prouver au fisc que les pourboires redistribués à ses salariés ne sont pas des ventes non déclarées ?

Lorsqu'un restaurant ou un bar en Espagne encaisse des pourboires, surtout par carte, puis les répartit entre son personnel, la question clé lors d'un contrôle n'est pas seulement leur enregistrement en caisse. L'essentiel est de savoir si l'entreprise peut prouver que cet argent a réellement été versé aux salariés. À défaut, l'AEAT (administration fiscale espagnole) peut considérer ces sommes comme des recettes de la société, soumises à l'Impuesto sobre Sociedades (impôt espagnol sur les sociétés) et, si leur caractère volontaire est contesté, également à la TVA (IVA).

Une liste interne de répartition suffit-elle ?

Une liste avec noms, montants et dates de remise est un bon point de départ et aide beaucoup. À elle seule, cependant, c'est une preuve fragile : il s'agit d'un document interne, non signé par les salariés, et la charge de prouver la destination de l'argent incombe à la société.

Il faut distinguer deux notions :

• Clé de répartition : la règle appliquée (au prorata des heures, par points, par catégorie, par établissement…). La liste est l'application de cette règle, non la règle elle-même.
• Preuve de la remise : ce qui atteste que chaque salarié a effectivement perçu son montant.

Comment renforcer la preuve

• Croiser la liste avec les mouvements bancaires : virements aux salariés ou, en cas de remise en espèces, retraits de caisse ou de banque concordant en dates et en montants.
• Reconnaissance signée par chaque salarié des sommes perçues sur l'exercice, toujours avec la date réelle de signature. Elle ne doit jamais être antidatée ni mentionner des montants ne correspondant pas à la réalité.
• Document décrivant la clé de répartition réellement appliquée, également à date actuelle.

Grâce à ces mesures, le risque que le contrôle requalifie les pourboires en ventes non déclarées diminue nettement. Il ne peut être garanti à 100 %, car tout dépend de l'appréciation des preuves par l'administration.

Et les retenues à la source et la Sécurité sociale ?

S'il est établi que l'argent est allé aux salariés, il s'agit de revenus salariaux versés par l'entreprise. Le risque lié aux retenues d'IRPF (impôt espagnol sur le revenu) non pratiquées (art. 99 de la loi IRPF) et aux cotisations de Sécurité sociale (art. 147 de la Ley General de la Seguridad Social) existe donc et ne disparaît pas. Prouver la répartition évite la requalification en ventes, mais pas ce second risque : ce sont des faits distincts.

On peut en revanche le limiter :

• Régulariser spontanément avant toute demande de l'administration. Auprès du fisc s'appliqueraient alors les majorations pour dépôt tardif de l'art. 27 de la Ley General Tributaria (loi générale fiscale) au lieu de sanctions. Auprès de la Sécurité sociale, des déclarations rectificatives seraient déposées avec leurs majorations.
• Bien chiffrer la base, par salarié et par société, afin de connaître le montant réel avant de décider comment régulariser.

La régularisation touchant les fiches de paie et les cotisations, il est conseillé de coordonner l'analyse fiscale avec le volet social.