Hoe krijg ik het S041-formulier van de Spaanse sociale zekerheid om me in te schrijven bij de zorgverzekering in een ander EU-land?

Wanneer iemand die in Spanje heeft gewerkt en premies heeft betaald naar een ander EU-land verhuist, bijvoorbeeld België of Nederland, vraagt het ziekenfonds of de zorgverzekeraar in het nieuwe land vaak om het S041-formulier voor de inschrijving. Dit document bevestigt de in Spanje vervulde verzekeringstijdvakken, zodat ze in het nieuwe land meetellen volgens het beginsel van samentelling van tijdvakken uit Verordening (EG) 883/2004.

Wat is het S041 precies?

Het S041 is geen document dat aan de betrokkene wordt afgegeven. Het is een elektronisch formulier binnen het Europese systeem voor elektronische uitwisseling van socialezekerheidsgegevens (EESSI). Het wordt rechtstreeks tussen instellingen uitgewisseld: het buitenlandse ziekenfonds stuurt het verzoek en het Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS, Spaans nationaal instituut voor sociale zekerheid) antwoordt met het S041, dat de verzekerde tijdvakken in Spanje bevestigt. Het is de elektronische opvolger van het oude E104-formulier.

Daarom kan de werknemer het niet zelf "downloaden" of bij een kantoor ophalen. Het hangt ervan af of het INSS het verzoek van de buitenlandse instelling beantwoordt.

Wat te doen als het S041 op zich laat wachten?

Het komt vaak voor dat er weken verstrijken zonder dat het buitenlandse ziekenfonds antwoord krijgt, waardoor de inschrijving niet kan worden afgerond. Je kunt dan:

• Een schriftelijk verzoek bij het INSS indienen: een formeel verzoek indienen bij de bevoegde Dirección Provincial (provinciale directie), afdeling internationale betrekkingen. Verwijs daarin naar het verzoek van de buitenlandse instelling en vraag om het S041 zo snel mogelijk op te stellen en te verzenden.
• Voorlopig bewijs: het informe de vida laboral (overzicht van je Spaanse socialezekerheidsloopbaan) opvragen, met de data van aan- en afmelding. Sommige ziekenfondsen accepteren dit voorlopig in afwachting van het S041, maar controleer dit eerst bij je fonds.

Benodigde gegevens om het verzoek te versnellen

Om het INSS te helpen het dossier snel te vinden, geef je bij voorkeur op:

• De naam van het buitenlandse ziekenfonds en het referentienummer van het S041-verzoek.
• De datum waarop het fonds het verzoek naar Spanje heeft gestuurd.
• Een kopie van een brief of e-mail van het fonds waaruit blijkt dat het verzoek is verzonden.

Termijnen

De behandeltermijnen van het INSS hangen niet af van de betrokkene of diens adviseur. Toch maakt een formeel verzoek met de referentie van de buitenlandse instelling het meestal makkelijker om het dossier te vinden en versnelt het de verzending van het formulier.