Wie bekomme ich das Formular S041 der spanischen Sozialversicherung, um mich in einem anderen EU-Land krankenversichern zu lassen?

Wer in Spanien gearbeitet und Beiträge gezahlt hat und in ein anderes EU-Land zieht, etwa nach Belgien oder Deutschland, wird von der dortigen Krankenkasse für die Anmeldung häufig nach dem Formular S041 gefragt. Dieses Dokument bestätigt die in Spanien zurückgelegten Versicherungszeiten, damit sie im neuen Land nach dem Grundsatz der Zusammenrechnung von Zeiten gemäß Verordnung (EG) Nr. 883/2004 berücksichtigt werden.

Was genau ist das S041?

Das S041 ist kein Dokument, das an die versicherte Person ausgestellt wird. Es handelt sich um ein elektronisches Formular des europäischen Systems für den Austausch von Sozialversicherungsdaten (EESSI). Es wird direkt zwischen den Institutionen ausgetauscht: Die ausländische Krankenkasse stellt die Anfrage, und das Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS, spanische Sozialversicherungsanstalt) antwortet mit dem S041, das die Versicherungszeiten in Spanien bestätigt. Es ist der elektronische Nachfolger des früheren Formulars E104.

Deshalb kann der Arbeitnehmer es weder „herunterladen“ noch bei einer Behörde abholen. Er ist darauf angewiesen, dass das INSS die Anfrage der ausländischen Institution beantwortet.

Was tun, wenn sich das S041 verzögert?

Häufig vergehen mehrere Wochen, ohne dass die ausländische Krankenkasse eine Antwort erhält, sodass die Anmeldung nicht abgeschlossen werden kann. Dann gibt es folgende Möglichkeiten:

• Schreiben an das INSS: einen formellen Antrag bei der zuständigen Dirección Provincial (Provinzdirektion), Abteilung für internationale Beziehungen, einreichen. Darin sollte auf die Anfrage der ausländischen Institution Bezug genommen und um schnellstmögliche Ausstellung und Übermittlung des S041 gebeten werden.
• Vorläufiger Nachweis: den Informe de vida laboral (spanischer Versicherungsverlauf) anfordern, der die Zeiten der An- und Abmeldung bei der spanischen Sozialversicherung enthält. Manche Krankenkassen akzeptieren ihn vorläufig bis zum Eingang des S041; dies sollte man jedoch mit der Kasse abklären.

Benötigte Angaben zur Beschleunigung

Damit das INSS den Vorgang schnell findet, sollten Sie angeben:

• Name der ausländischen Krankenkasse und deren Aktenzeichen der S041-Anfrage.
• Datum, an dem die Kasse die Anfrage nach Spanien geschickt hat.
• Kopie eines Briefes oder einer E-Mail der Kasse, die den Versand der Anfrage bestätigt.

Bearbeitungszeiten

Die Bearbeitungszeiten des INSS hängen weder von der versicherten Person noch von ihrem Berater ab. Ein formeller Antrag mit dem Aktenzeichen der ausländischen Institution erleichtert jedoch in der Regel das Auffinden des Vorgangs und beschleunigt die Übermittlung des Formulars.