Comment obtenir le formulaire S041 de la Sécurité sociale espagnole pour m'affilier à l'assurance maladie d'un autre pays de l'UE ?

Lorsqu'une personne ayant travaillé et cotisé en Espagne s'installe dans un autre pays de l'Union européenne, par exemple en Belgique ou en France, la caisse d'assurance maladie (mutualité, CPAM) du nouveau pays demande souvent le formulaire S041 pour l'affilier. Ce document confirme les périodes d'assurance accomplies en Espagne afin qu'elles soient prises en compte dans le nouveau pays, selon le principe de totalisation des périodes du Règlement (CE) 883/2004.

Qu'est-ce que le S041 exactement ?

Le S041 n'est pas un document délivré à l'intéressé. C'est un formulaire électronique du système européen d'échange électronique d'informations sur la sécurité sociale (EESSI). Il est échangé directement entre institutions : la caisse étrangère envoie la demande et l'Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS, Institut national de la sécurité sociale espagnol) répond avec le S041, qui confirme les périodes assurées en Espagne. C'est l'équivalent électronique de l'ancien formulaire E104.

C'est pourquoi le travailleur ne peut ni le « télécharger » ni le retirer dans un bureau. Tout dépend de la réponse de l'INSS à la demande de l'institution étrangère.

Que faire si le S041 tarde ?

Il est fréquent que plusieurs semaines passent sans que la caisse étrangère reçoive de réponse, ce qui empêche de finaliser l'affiliation. Dans ce cas, vous pouvez :

• Adresser un courrier à l'INSS : déposer une demande formelle auprès de la Dirección Provincial (direction provinciale) compétente, service des relations internationales. Le courrier doit mentionner la demande de l'institution étrangère et demander l'émission et l'envoi du S041 dans les meilleurs délais.
• Preuve provisoire : obtenir l'informe de vida laboral (relevé de carrière de la Sécurité sociale espagnole), qui indique les dates d'affiliation et de radiation. Certaines caisses l'acceptent à titre provisoire en attendant le S041, mais il est conseillé de le vérifier avec la caisse.

Informations utiles pour accélérer la demande

Pour que l'INSS retrouve rapidement le dossier, il est utile de fournir :

• Le nom de la caisse d'assurance maladie étrangère et son numéro de référence de la demande de S041.
• La date à laquelle la caisse a envoyé la demande en Espagne.
• Une copie de tout courrier ou e-mail de la caisse confirmant l'envoi de la demande.

Délais

Les délais de traitement de l'INSS ne dépendent ni de l'intéressé ni de son conseiller. Toutefois, une demande formelle mentionnant la référence de l'institution étrangère facilite généralement la localisation du dossier et accélère l'envoi du formulaire.