Is tijdregistratie (registro de jornada) verplicht in Spanje en wat moet erin staan?

Wie is verplicht?

Artikel 34.9 van het Spaanse werknemersstatuut (Estatuto de los Trabajadores) verplicht alle bedrijven, zonder uitzondering naar omvang of sector: een café met twee obers heeft dezelfde verplichting als een hotelketen. Het geldt voor alle werknemers in loondienst, ook parttimers (die hun uren al vóór 2019 moesten registreren), thuiswerkers en werknemers met flexibele werktijden.

Wat moet de registratie bevatten?

• Het exacte begin- en eindtijdstip van elke werkdag, voor elke werknemer. Alleen „8 uur” noteren of een theoretisch rooster volstaat niet.
• Als het bedrijf het zo organiseert of de cao (convenio colectivo) het voorschrijft, ook de pauzes die niet als werktijd gelden (bijvoorbeeld de lunch).
• De registratie moet betrouwbaar en fraudebestendig zijn: wordt een registratie gecorrigeerd, dan moet duidelijk zijn wie dat deed, wanneer en waarom.

Hoe lang bewaren en wie mag het opvragen?

De registratie moet vier jaar worden bewaard en beschikbaar zijn voor de werknemers zelf, hun wettelijke vertegenwoordigers en de Arbeidsinspectie (Inspección de Trabajo). Bij een controle wordt meestal om de gegevens van meerdere maanden gevraagd, en wel direct.

Volstaat een papieren lijst?

Op dit moment schrijft de wet geen specifiek systeem voor, maar papier heeft drie nadelen: het raakt kwijt, wordt vaak pas aan het eind van de week ingevuld (en geeft dan de werkelijkheid niet weer) en laat geen spoor na van correcties. Bovendien werkt de Spaanse regering aan een koninklijk besluit (real decreto) dat digitale tijdregistratie verplicht maakt. Het verstandigst is nu al over te stappen op een digitaal systeem waarin registraties niet gewist kunnen worden.

Veelgemaakte fouten

• Alleen de „officiële” werktijden registreren in plaats van de werkelijk gewerkte uren.
• Thuiswerkers of medewerkers buiten de vestiging niet registreren.
• De registratie dagen later invullen of „bijwerken”.
• De registratie niet kunnen overleggen wanneer een werknemer of de Inspectie erom vraagt.

Liever zonder papier? Met Easy Fichajes klokken je medewerkers in via hun mobiel en heb jij de registratie klaar voor de Inspectie: € 22 per maand inclusief 5 medewerkers, maandelijks opzegbaar.