Wat verandert er met de verplichte digitale tijdregistratie in Spanje?

Wat vandaag al verplicht is

Sinds mei 2019 moeten alle werkgevers in Spanje elke dag het begin- en eindtijdstip van de werkdag van iedere werknemer vastleggen (registro de jornada) en die registratie vier jaar bewaren. Dat staat los van het nieuwe koninklijk besluit: het wordt nu al geëist en nu al beboet.

Wat het nieuwe koninklijk besluit voorziet

Volgens het ontwerp van het Ministerie van Arbeid zou de registratie moeten zijn:

• Digitaal: geen papier of handmatig ingevulde spreadsheets meer.
• Betrouwbaar en onveranderbaar: elke registratie met datum en tijd, en elke correctie vastgelegd met wie die deed en waarom.
• Op afstand toegankelijk voor de Arbeidsinspectie (Inspección de Trabajo) en in te zien door werknemers en hun vertegenwoordigers.
• Met de details van elke werkdag (inclusief pauzes die geen werktijd zijn) en vier jaar bewaard.

Huidige stand van zaken

Het ontwerp heeft verschillende fases doorlopen, met een advies van de Raad van State (Consejo de Estado) in maart 2026 en meerdere uitstellen. Op 28 oktober 2026 is het nog niet goedgekeurd of gepubliceerd in het BOE. Volgens het ontwerp treedt het twintig dagen na publicatie in werking, dus er blijft weinig tijd om je aan te passen. We werken deze pagina bij zodra het gepubliceerd is.

Zo bereid je je nu al voor

1. Stap over op een digitaal systeem waarin registraties niet gewist kunnen worden.
2. Zorg dat alle werknemers inklokken, ook wie buiten de deur of thuis werkt.
3. Controleer elke maand dagen met onvolledige registraties en corrigeer ze met vermelding van de reden.
4. Controleer dat je de registratie van elke maand direct kunt downloaden.

Wil je het zonder papierwerk regelen? Met Easy Fichajes klokken je werknemers in via hun mobiel en heb je de registratie klaar voor de Inspectie: € 22 per maand inclusief 5 werknemers, zonder contractduur.