Ist die Arbeitszeiterfassung in Spanien Pflicht und was muss sie enthalten?

Wer ist verpflichtet?

Artikel 34.9 des spanischen Arbeitnehmerstatuts (Estatuto de los Trabajadores) verpflichtet alle Unternehmen, ohne Ausnahme nach Größe oder Branche: Ein Café mit zwei Kellnern hat dieselbe Pflicht wie eine Hotelkette. Betroffen sind alle Arbeitnehmer, auch Teilzeitkräfte (deren Stunden schon vor 2019 erfasst werden mussten), Mitarbeiter im Homeoffice und Beschäftigte mit Gleitzeit.

Was muss die Zeiterfassung enthalten?

• Die genaue Uhrzeit von Arbeitsbeginn und -ende für jeden Tag und jeden Arbeitnehmer. „8 Stunden“ oder ein theoretischer Dienstplan reichen nicht aus.
• Wenn das Unternehmen es so organisiert oder der Tarifvertrag (convenio colectivo) es vorsieht, auch die Pausen, die nicht als Arbeitszeit zählen (z. B. die Mittagspause).
• Sie muss zuverlässig und manipulationssicher sein: Wird ein Eintrag korrigiert, muss erkennbar sein, wer ihn wann und warum geändert hat.

Wie lange aufbewahren und wer darf sie einsehen?

Die Aufzeichnungen sind vier Jahre aufzubewahren und müssen den Arbeitnehmern selbst, ihren gesetzlichen Vertretern und der Arbeitsinspektion (Inspección de Trabajo) zur Verfügung stehen. Bei einer Kontrolle werden in der Regel die Daten mehrerer Monate verlangt – und zwar sofort.

Reicht ein Blatt Papier?

Derzeit schreibt das Gesetz kein bestimmtes System vor, doch Papier hat drei Probleme: Es geht verloren, wird oft erst am Wochenende ausgefüllt (und spiegelt dann nicht die Realität wider) und hinterlässt keine Spur von Korrekturen. Zudem bereitet die spanische Regierung ein Königliches Dekret (real decreto) vor, das eine digitale Zeiterfassung verpflichtend machen soll. Am sichersten ist es, schon jetzt ein digitales System zu nutzen, in dem sich Stempelungen nicht löschen lassen.

Häufige Fehler

• Nur die „offiziellen“ Arbeitszeiten statt der tatsächlichen Stunden erfassen.
• Mitarbeiter im Homeoffice oder im Außendienst nicht erfassen.
• Die Aufzeichnungen Tage später ausfüllen oder „korrigieren“.
• Sie nicht vorlegen können, wenn ein Arbeitnehmer oder die Inspektion danach fragt.

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