Mogen werknemers inklokken met hun mobiel en mag de werkgever hun locatie opslaan?

Inklokken via de mobiel is geldig

De Spaanse wet schrijft geen specifiek systeem voor de registro de jornada (verplichte dagelijkse registratie van werktijden) voor: belangrijk is dat de werkelijke begin- en eindtijd betrouwbaar wordt vastgelegd. Een app op de mobiel voldoet daar prima aan en heeft duidelijke voordelen boven papier of een prikklok aan de muur: geschikt voor wie op meerdere locaties, buiten of thuis werkt, en elke registratie wordt direct opgeslagen.

En de locatie?

De Spaanse privacywet (artikel 90 van de LOPDGDD) staat werkgevers toe geolocatie te gebruiken om het werk te controleren, mits zij:

• werknemers, en waar van toepassing hun vertegenwoordigers, vooraf uitdrukkelijk, duidelijk en ondubbelzinnig informeren: dat het bestaat, waarvoor het wordt gebruikt en welke rechten zij hebben;
• het alleen voor dat doel gebruiken (controleren waar wordt ingeklokt) en op een proportionele manier.

Proportioneel is de locatie alleen op het moment van inklokken opslaan, niet de werknemer de hele werkdag of daarbuiten volgen. Deelt de werknemer zijn locatie niet, dan is het verstandig de registratie toch vast te leggen en te markeren als „zonder locatie”.

Goede praktijken

• Geef het personeel een informatieblad over het kloksysteem en het gebruik van locatie.
• Stel een straal in rond elke werklocatie: een registratie ver daarvandaan wordt gemarkeerd, zonder inklokken te blokkeren.
• Wordt het systeem door een externe leverancier beheerd, sluit dan een verwerkersovereenkomst (artikel 28 AVG) en controleer dat de gegevens in de Europese Unie staan.
• Sla geen gezondheidsgegevens (ziekmeldingen, diagnoses) op in het kloksysteem: het soort afwezigheid is voldoende.

Liever helemaal papierloos? Met Easy Fichajes klokken je werknemers in via hun mobiel en heb jij de registratie klaar voor de Arbeidsinspectie: € 22 per maand inclusief 5 werknemers, zonder looptijd.