Darf die Arbeitszeiterfassung per Handy erfolgen und der Standort des Mitarbeiters gespeichert werden?

Stempeln per Handy ist zulässig

Das spanische Recht schreibt kein bestimmtes System für die Arbeitszeiterfassung (registro de jornada, gesetzliche Pflicht zur täglichen Zeiterfassung) vor: Entscheidend ist, dass die tatsächliche Anfangs- und Endzeit erfasst wird und die Aufzeichnung zuverlässig ist. Eine Handy-App erfüllt das problemlos und hat klare Vorteile gegenüber Papier oder einer Stempeluhr an der Wand: Sie eignet sich für Mitarbeiter an mehreren Standorten, im Außendienst oder im Homeoffice, und die Erfassung wird sofort gespeichert.

Und der Standort?

Das spanische Datenschutzgesetz (Art. 90 LOPDGDD, Ley Orgánica de Protección de Datos) erlaubt dem Arbeitgeber, Geolokalisierung zur Arbeitskontrolle einzusetzen, sofern er:

• die Mitarbeiter und gegebenenfalls deren Vertreter vorher ausdrücklich, klar und eindeutig informiert: dass sie existiert, wozu sie dient und welche Rechte sie haben.
• sie nur für diesen Zweck (Prüfung, wo gestempelt wird) und verhältnismäßig einsetzt.

Verhältnismäßig ist es, den Standort nur im Moment des Stempelns zu speichern – nicht, den Mitarbeiter den ganzen Arbeitstag oder außerhalb der Arbeitszeit zu verfolgen. Gibt der Mitarbeiter den Standort nicht frei, sollte die Buchung trotzdem erfasst und als „ohne Standort“ markiert werden.

Empfehlungen für die Praxis

• Händigen Sie den Mitarbeitern ein Informationsblatt zum Zeiterfassungssystem und zur Standortnutzung aus.
• Legen Sie einen Radius um jeden Arbeitsort fest: So wird eine Buchung weit entfernt markiert, ohne das Stempeln zu verhindern.
• Wird das System von einem externen Anbieter betrieben, schließen Sie mit ihm einen Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO) und prüfen Sie, dass die Daten in der Europäischen Union gespeichert werden.
• Speichern Sie im Zeiterfassungssystem keine Gesundheitsdaten (Krankmeldungen, Diagnosen): Die Art der Abwesenheit genügt.

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