Wie bekommt ein Nichtresident in Spanien ein digitales Zertifikat für Behördengänge beim Finanzamt?

Das digitale Zertifikat (certificado digital) ist der bequemste Weg, mit der spanischen Steuerbehörde (Agencia Tributaria), der Sozialversicherung, dem Katasteramt oder den Gemeinden zu kommunizieren, ohne persönlich erscheinen zu müssen. Viele ausländische Eigentümer einer Immobilie auf Ibiza oder anderswo in Spanien brauchen es, um ihre Steuerdaten einzusehen, Bescheide abzurufen oder ihre Steuern als Nichtresident zu erklären und zu bezahlen.

Voraussetzung: eine NIE

Das Zertifikat für natürliche Personen der Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT, spanische Staatsdruckerei) ist an eine spanische Steuernummer gebunden. Deshalb benötigt ein Nichtresident vor dem Antrag eine zugeteilte NIE (Ausländer-Identifikationsnummer). Wer noch keine hat, muss zuerst die NIE beantragen.

Schritte zum Zertifikat

• Online-Antrag: Auf der Website der FNMT wird das Formular mit NIE, Nachnamen und E-Mail-Adresse ausgefüllt. Man erhält einen Antragscode.
• Identitätsnachweis: Mit diesem Code muss man persönlich bei einer Registrierungsstelle erscheinen. In Spanien sind das unter anderem die Büros der Agencia Tributaria und der Sozialversicherung (meist mit Termin). Aus dem Ausland kann man sich an ein spanisches Konsulat wenden, das als Registrierungsstelle fungiert.
• Download: Nach der Identitätsprüfung wird das Zertifikat auf demselben Computer und im selben Browser heruntergeladen, mit dem der Antrag gestellt wurde. Eine passwortgeschützte Sicherungskopie ist empfehlenswert.

Welche Unterlagen Ausländer meist brauchen

Zum Identitätsnachweis akzeptiert die FNMT Dokumente mit NIE, etwa die Ausländer-Identitätskarte (TIE) oder die EU-Registrierungsbescheinigung. Liegen diese nicht vor, wird in der Regel der Reisepass oder Personalausweis des Herkunftslandes zusammen mit dem offiziellen Dokument der NIE-Zuteilung akzeptiert. Vor dem Termin sollte man die aktuelle Liste der zugelassenen Dokumente prüfen.

Wofür ein Nichtresident es nutzt

• Abgabe von Erklärungen wie dem Modelo 210 (Steuererklärung für Nichtresidenten).
• Abruf und Empfang elektronischer Zustellungen des Finanzamts.
• Zugriff auf Kataster- und Steuerdaten.
• Erteilung von Vollmachten oder Erledigung von Behördengängen bei anderen Verwaltungen.

Alternativen, wenn Sie nicht anreisen können

Es gibt weitere elektronische Identifizierungsverfahren (etwa das System Cl@ve), und einige Anbieter bieten Video-Identifizierung an, deren Verfügbarkeit jedoch vom vorhandenen Ausweisdokument abhängt. Zudem kann der Nichtresident eine Steuerberatung als Bevollmächtigten oder „colaborador social“ beauftragen, ohne ein eigenes Zertifikat zu benötigen.

Wenn Sie einen Termin in einem Konsulat vereinbaren, beachten Sie, dass die Wartezeiten lang sein können: Beginnen Sie den Prozess rechtzeitig vor dem Datum, an dem Sie eine Erklärung abgeben müssen.